《 分科会参加レポート 》
第４分科会（新城支部）
情報の共有化を目指して ＰＡＲＴ ２
平成１２年度県大会分科会発表に引き続き、今回も『情報の共有化』をテーマに新城支部の実践が発表されました。前回の発表から、８年が経過し、各学校の事務処理方法には前進が見られました。しかし、情報技術の進展、急激な世代交代、そして市町合併など、取り巻く環境の変化から、新たな障壁に対応していく必要に迫られているそうです。そこで、文書管理、事例研究、物品管理の３つの実践を通して問題解決の糸口が探られました。
会は３部構成で、実践報告、質疑応答・意見交換、助言者からの講評の順に進行されました。
実践報告として文書管理では、文書の受付、発送、保存、廃棄の一連のプロセスを文書管理システムと捉え、各ステージに必要な、職員会議へのアプローチ方法や手助けとなる共通のソフトウェアが提案されました。人事異動や電子メールを利用した文書管理のあり方などの課題を残しているそうです。
事例研究では、事務職員集団としての資質向上と新規採用者や管外からの転入者に対するサポート体制の構築が紹介されました。具体的には、「メーリングリストの活用」、「事務長の１０分間エクササイズ」そして、「達人システム」が提案されました。「メーリングリスト」は順調に運用が進んでいるが、他は研究の段階であるとのことです。既存研修会を活性化させる「事務長の１０分間エクササイズ」や、個人の専門性を磨く「達人システム」は、実験段階ではあるものの、可能性を秘めていると感じられました。
物品管理では、合併以前、別々に行われていた備品管理を市内統一の電子管理システムへ変更する取り組みが紹介されました。今後は、
つづく、質疑応答・意見交換では、県内各地域のネットワーク整備状況や、備品の定義などの現状が紹介され、終始なごやかな雰囲気で進められました。人材育成やサポート体制については、なかなか意見がなく、どの地域でも研究途中であることが想像されました。
最後に、助言者から講評を頂いて会は終了しました。助言者として、市教育委員会の担当者が参加されていたことが印象的でした。私たち事務職員の現状や実践を理解していただく良い機会であり、新城支部にとっては大きな収穫であったと思われます。
新城支部の発表は、決して先進的な研究ではありませんでしたが、２６名の全会員が少人数支部の特性を生かし、協力して、当地域の学校事務の向上に努めている様子が伺えました。